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首先说一下媒体邀约是什么?

媒体邀约知识大全,如何对接采访的记者邀请他们到现场报道呢?媒体邀约这个词简单易懂,就是根据企业的公关事件、展会活动向媒体发出邀请,邀请成功之后媒体会派新闻工作者到活动或事件现场核实取材,并在相应的媒体上进行刊登报道。简而言之,邀请媒体采访报道的过程就叫媒体邀约。

一般什么时候需要媒体邀约呢?(这里专指商业性质)就是需要新闻曝光扩大影响面的活动。其实媒体邀约在性质上有着明确的要求:

1.活动内容及主题具备一定新闻性;

2.活动面对社会公开;

3.主办方具备正规企业资质或行业资质;

4.活动稿件或发稿方向贴合实际与活动。

在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中,都能看到媒体的身影,无论活动的规模大小,在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅,媒体已成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为2种。

第一种:媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力,增加关注度。

第二种:媒体作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。

在媒体公关传播过程中,对媒体的了解和运用,会直接影响到企业品牌传播的最终效果,很多企业内部并没有专门的公关部门来负责媒介,办活动做展会的时候,为了省心省力,会选择直接一并外包给供应商(活动公司、公关公司、媒体公关、网络公司),那么,作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢?

邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表,这样才能进入到以下流程:

1正式与媒体记者对接

首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是为了做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒、还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的详细名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),计划好媒体的数量,活动的预算,最终的传播效果,媒体公关公司就能妥善把事情办好了。

2确认媒体记者现场事务

媒体邀约知识大全,如何对接采访的记者邀请他们到现场报道呢?落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:活动现场造势,新品重点拍摄,采访领导讲话,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

3安排出行日程

确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。

4现场对接

活动现场,会有媒体记者的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

5跟进发稿情况

一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

6保持良好互动

媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。

媒体邀约知识大全,如何对接采访的记者邀请他们到现场报道呢?在互联网信息大爆炸时代,利用媒体资源对公司进行宣传推广是非常便捷的。现在很多的大公司都会投入精力对公司的品牌形象进行宣传,这样做能够提升企业和品牌知名度,能够获得更多客户的青睐。

当企业需要召开新闻发布会、产品发布会等其他活动时,如果能够邀请到权威的媒体记者到现场进行造势,并在活动后期进行宣传报导,会起到事半功倍的的作用。

但是,很多的企业没有媒介经验和媒体资源是很难邀请到记者的,更别说活动后期如何利用媒体资源为企业做宣传。所以,找到专业的媒介资源公司是很有必要的,下面和大家分享下媒体邀约的具体流程。

1

首先确定活动的时间

媒体邀约知识大全,如何对接采访的记者邀请他们到现场报道呢?媒体邀约的时间是很考究的,因为到场的人员很多,鱼龙混杂,确定好一个时间点后,媒体记者会根据实际情况出发到场,不会出现迟到的现象,最适合的时间是比活动时间早半个小时,这样不会太赶,也不会迟到。

2

确定好媒体邀约的地址

媒体邀约需要提供详细的活动地址,比如某酒店几楼或者是某展位,这样做能够帮助媒体记者直接到达活动现场,而不是找不到地址打电话确认。

3

提供一篇高质量的

新闻通稿

如果是商业活动,网络媒体和纸媒记者们是不负责撰写稿件的,需要甲方提供新闻通稿,一般新闻通稿都是两千字左右,配三张图片即可,同时,提供重要人物的名称和职称也是很有必要的。

4

提供媒体邀请函

媒体邀约邀请函可以采用图片、H5、文字形式,这个方法适合企业方去做媒体邀约,对于像泓策传媒这样专业的媒体邀约平台,完全有能力邀请到适合的记者和媒体资源。

5

确定合作媒体

以上条件确定后,就可以选出适合邀请的媒体类型,把这些媒体资料交给媒介公司,推算出邀约媒体的预算和活动的规模。一般需要提前一周来选定媒体资源。

6

媒体邀约的对接

媒体邀约知识大全,如何对接采访的记者邀请他们到现场报道呢?活动开始前需要提供一份详细的流程表和采访稿给记者,并由专人负责统筹接待所有邀约到场的媒体记者们,在活动现场准备专门的采访区和记者休息区。