职场人在工作当中怎么写作?写报告、写发言稿、写邮件、写通知怎么写比较好?
工作中,我们经常需要写各种类型的文章,比如写报告、写发言稿、写邮件、写通知、写总结、写方案等,这些都需要职场写作能力。
如今,我们都在使用电脑办公,日常的职场沟通大多都需要靠文字完成的,所以培养职场中的写作能力就显得尤为重要。
职场写作跟日常生活中的写作不同,它要求写出的内容简洁、清晰、明确,最好能快速解决问题。
职场写作重要的不是“文笔”,而是“解决问题的能力”。
职场中,不同级别的人需要处理和解决的问题不一样,对写作能力的要求亦有不同。
今天想分享的是职场不同级别人员的写作能力要求和相关技巧。
刘主编在《高效写作:培养终身受用的写作力》一书中,给出了职场写作的进阶路径:初级职场写作→中级职场写作→高级职场写作,分别对应的是不同级别人员写作能力的要求。
职场人在工作当中怎么写作?写报告、写发言稿、写邮件、写通知怎么写比较好?
01 初级职场写作:把事情说清楚,突出重点
对于初入职场的大学生、基础岗位的员工,工作内容相对比较简单,需要写的都是一些比较简单的东西,比如拟定会议通知、简短的工作汇报、编制项目进度报告等。
很多初入职场的人常常犯一个错误,就是在讲话和写东西的时候没有逻辑,写了一大堆正确的废话,让人看不出突出重点,这些都是职场沟通中的大忌。
对基层员工来说,如果不能把一件事说清楚,是很要命的事情。轻则让同事觉得你的工作能力有问题,重则会影响到你的职业发展。
举个例子,一个秘书想要给自己的领导发微信告诉她,下午的会议需要改时间。我们来看一下2种不同的表达方式的效果。
(低效的写作)王总,因为李总中午才能回公司,肖总下午有一个别的会议要开到两点半,所以我们原定于2点开的会议时间不行了。另外综合办的人告诉我,大会议室要到下午三点才可以空出来,所以我想把咱们的会议改到下午三点,你看这样行不行?
(高效的写作)王总,今天的周例会需要改下午三点。因为李总中午12点才能回公司,肖总上一个会开到两点半,公司的大会议室三点才能空出来。所以我们的会议改到下午三点召开比较合适,您看可以吗?
第一种写作方式,领导需要看到最后才知道秘书想要说的是什么事,而第二种汇报方式,采用的是“金字塔结构”,开门见山先说结论或重点,再逐一解释原因。领导很容易就能抓住重点,大大的节省了时间和精力。
职场中需要的是高效率沟通,先说结论有助于别人抓住重点,而慢慢解释,会让你的结论更能站得住脚。
金字塔结构写作是初级职场写作中最好用的表达方法。每次在写东西的时候,把“最重要的话放在最前面先说”、“先说结论”,这样写出来的内容会更有目标感,更容易突出重点。
02 中级职场写作:把复杂的事情写的有条理
工作几年后,做到了部门主管或者公司的中层领导这样的职位后,通常就需要解决稍微复杂的问题,需要写作的就是一些稍复杂的工作内容,比如部门工作汇报、业务安排、项目提案等。
因为这些报告需要呈现给公司的高层领导甚至是合作伙伴,所以中级职场写作的要求就是要把复杂的问题尽量写得有条理,让读者能够接受并支持你的观点。
中级职场写作需要结构化思考,然后模块化的写作。所谓模块化写作,就是遇到复杂的事情,先说一二三,即第一是什么,第二是什么,第三是什么。
如果是特别复杂的事情,可以先分大类,然后在每个大类里面再展开细讲。
比如说每个部门经理都需要写的年度部门工作总结汇报,肯定不能把这一年做的所有工作全部罗列出来,就需要先把所有的工作进行分类,分成几大模块,然后分别展开论述做了哪些事情,给公司带来了什么价值,后面有什么计划安排。
像这样以模块来布局的写作方式也就是我上一篇提到的结构化写作。通过结构化构思、采用结构化写作框架,更容易写出逻辑清晰、表达有力的报告。
03 高级职场写作:打动人心。鼓舞人心
职场中到了高级管理者岗位,通常需要自己写作的机会并不多。跟初级和中级职场写作都不同,高级职场写作不一定需要去解决什么具体问题,但必须有一定的高度和视野。
比如一个单位连续亏损,眼看到了破产的边缘,这时候可能领导的一篇演讲稿就能重新提升士气。再比如,一个企业遇到了突发事件,负面的媒体报道铺天盖地,这时候,可能一篇好的危机公关稿就可以救企业于水火。
由此可见,高级职场写作,并不需要文采有多好,而是要求能打动人心,鼓舞人心。
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