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很多新手社工初入行业,遇到的一个难题便是写专业文书,不少新手社工绞尽脑汁写好一份计划书,主管审阅后整篇都是批注的痕迹,有时还需要二修,甚至三修。
新手社工每次开完小组/社区活动,吸取了写计划书的经验教训,小心翼翼地写完总结,检查一遍后自我感觉良好,提交给主管审阅——搞错了,重来。
那么,新手社工如何写好专业文书呢?以下是我总结的写专业文书的经验,希望能给新手社工一些帮助。

一、明确活动计划书撰写的逻辑

首先根据调研情况或者日常服务收集情况进行背景分析,最好能够用客观的数据来阐述目标人群存在的问题与需求,然后针对客观数据调查得出的现象进行原因分析,了解问题的根源便于找到解决问题的策略,指出如果不解决问题可能导致的长远恶性结果。
其次确定好目的和目标,根据目的和目标设计相关的环节,便于目标的达成,再写开展社区活动/小组的具体内容及分工安排,最后是风险预估与经费预算。

二、活动计划书每个部分的撰写要点

1.如何进行背景分析?

首先是要界定问题:面向的目标群体是哪些?哪些人有需要?存在什么问题?可以从感受性需要、表达性需要、规范性需要、比较性需要界定需要。

新手社工可以从过往服务经验总结、年度调研数据、政府报告、日常服务收集情况等客观事实和数据来描述目标人群的需求,针对需求进行背后原因和问题的剖析。

2.用什么理论进行分析?

引用相关理论,指出问题可导致的长远恶性结果。一个理论有很多观点,摘取其中一个最符合本活动/小组的问题需求的观点进行阐述。
针对个案工作、小组工作、社区工作,有相对应的理论模式。个案工作的模式有心理社会治疗模式、危机介入模式、理性情绪治疗模式、认知行为治疗模式、人本治疗模式、任务中心模式、家庭治疗模式;小组工作的四大模式有社会目标模式、互动模式、治疗模式、发展模式;社区工作的模式有地区发展模式、社区策划模式、社区照顾模式、社会行动模式。

作为社区社工,平常写计划书经常用的理论是适合自己工作领域的理论,老年人领域常用的理论有角色理论、活动理论、社会化理论、符号互动理论等,青少年领域常用的理论有人际关系理论、心理社会理论、社会学习理论等,妇儿家庭领域常用的理论有家庭系统理论、增权理论。
还有一些理论是每个领域都可能用到的,比如认知理论、行为主义理论、马斯洛需求层次理论、论舒茨的人际需要理论、埃里克森人格发展八阶段理论、社会支持网络、优势视角理论。

举个例子,开展8-14岁青少年的爱国主义活动,可以用埃里克森的人格发展八阶段理论,8-14岁的青少年正处于青春期,这一时期主要是自我同一性和角色混乱的冲突。
如果这一阶段的危机成功地得到解决,就会形成忠诚的美德;如果危机不能成功地解决,就会无归属感、为人冷谈冷漠、缺乏关爱的意识。
通过爱国主义活动,可以增强青少年对中国公民身份和角色的认同,避免人格危机的发生。

3.如何进行目的、目标设定?

新手社工在设定目的和目标的时候比较困惑,难度过低导致没有挑战性,难度过高最终实现不了。那么如果设定目的目标呢?

首先新手社工要弄清楚什么是目的,什么是目标。目的是希望能达到的长远效果,所谓长远,可以是几个月,三年,甚至是五年。目标则是具体地指出工作员期望活动完成后的指定时间内,服务对象要达到什么改变。

目标的设定遵循SMART原则,即可衡量、明确具体、可达成、有达成期限的、与目的相关的。目标主要是通过活动/小组,促使参与者在认知、态度、行为技巧上的改变。
在设定认知方面的目标时,常用的词语有识别、认识、论述、说出、分类等,态度方面常用的词语有乐意、接受、评价、赞成、表现等,行为技巧方面常用的词语有方法、技巧、选择、做到等。
设定目的时是站在社工角度出发,主语是社工员;设定目标时则站在参与者的角度,主语是参与者,同时还需要注意,不能把活动的某一环节作为目标去设定。

举个例子,在一个美甲体验活动的计划书中,设定了一个目标是“通过本活动,让80%的参与者体验了1次美甲服务”。很明显,这个目标就犯了目标的设定是站在社工角度出发,以及把活动的一个环节当成了目标这两个错误。

4.具体环节如何设置才更好地达成目标?

新手社工列出活动/小组开展时目标及其各个环节所需时间,备注好每个环节所需要的物资、文书资料、人员分工等。
设置环节时,需要详细描述环节内容,比如社工、参与者的行为、需要用到的材料等,描写得越详细,越有助于活动的顺利开展。
同时,环节要跟总目标相对应,比如目标是“通过小组,80%的组员认识了至少2个新伙伴”,那么每节小组的互动游戏环节,最好是围绕让组员相互认识、增进感情来设置。

5.如何进行风险预估?

很多新手社工都会写“如果参加服务对象少,则怎么样”。切记不要写招募难,招募的问题是在活动/小组开始前就要解决的。
风险预估针对的是活动/小组开展中有可能遇到的突发情况,比如安全防范、秩序维持、物资中途破损、参与者挑战社工、参与者分享不顺利等问题,针对这些突发情况,思考并提出相对应的解决办法。

6.经费预算怎么设置?

新手社工在做经费预算时,需要结合活动的每个环节进行思考,哪些是活动道具,是必须要的;哪些是活动小礼品。
如果是刚进驻的社区,需要一些小礼品吸引服务对象参与,那可以预留部分经费购买小礼品;如果不是新社区,则不建议每个活动都设置小礼品,因为社工的活动不是以礼品吸引服务对象,而是针对服务对象的问题和需求来设计活动回应他们的需求。

在计划书中,无论需不需要申请经费,用到的物品最好都能写进物资清单/经费预算表中,便于给其他同工参考。
对于需要申请经费的物品,需要写清楚物品的品牌、规格、名称、数量等,有时候在网上购买物品时,有些是一些不出名的牌子,商品详情也没有规格和品牌名,需要去询问客服。
很多社工机构财务管理越来越规范了,购买物资都需要开发票,新手社工在购买物资时,尽量选择天猫店,或者是京东自营、当当自营,便于开发票。

三、活动/小组总结如何突出成效?

1.目标达成:针对目标的达成与否,如果目标达成,说明通过什么评估方式评估目标达成的,如问卷评估、前后测,并总结成功的经验;如果目标未达成,说明原因,并提出改进建议。

2.总结与反思:针对策划思路、环节设置、工作人员带领技巧、参与者表现、活动成效体现、人员分工、物资准备、宣传招募等方面总结成功的经验,针对活动开展时遇到的问题进行分析,提出改进建议。
小组的总结报告需要针对小组动力进行分析,根据小组的前期、中期、后期的沟通模式、小组氛围、小组规范、凝聚力等方面进行分析。

3.照片与意见反馈表:活动/小组的照片保留数量、意见反馈表数量,根据自己所在机构的要求进行收集。
活动照片一般保留5-10张,小组的意见反馈表是全员收集,社区活动人数超过30人,则至少要收集15份意见反馈表,如果没有超过30人,则尽量所有参与者都收集意见反馈表。

四、重视文书的美观

活动/小组的命名格式需要表明服务的人群、服务主题、服务类型,比如“XXX”青少年书法学习小组、“XXX”义工绘本阅读工作坊。

文书格式:文书的表头需要自行填写部分的格式要统一,根据机构或中心资料存档的要求,居中或者左对齐。
撰写文书时,要注意统一使用宋体小四、行距1.5倍或者固定值24磅,段落文字需要首行缩进2个字符,同时段落要注意一级标题用一、二、三;二级标题(一)(二)(三);三级标题1.2.3。二级标题有括号,后面不需要加其他标点符号。

文件夹和文档的命名要统一规范,比如社区活动文件夹命名可以是编号+活动名称+开展时间,而文档的命名则根据文档的主题或者模板所定名称进行命名。

文字书写:不出现错别字,尽量使用书面语和专业术语,用词准确,句子的主谓宾要完整。

撰写一份高质量的专业文书可以帮助社工更好地思考和梳理服务,呈现服务的成效以及专业性。